Некоторые операции в бухучете не могут быть оформлены первичными документами. Но ведь по правилам бухгалтер не может ничего провести без документально зафиксированного основания. Как быть? Составить такой документ самостоятельно. В этой статье вы найдете образец написания бухгалтерской справки и узнаете о ее особенностях.

Каждый бухгалтер должен уметь сделать, как минимум, три вещи:

• составить баланс;
• найти ошибку;
• составить бухгалтерскую справку.

Именно о последнем пункте пойдет речь в этом материале. Для начала узнаем, что это за бумага такая. И где можно найти образец бухсправки.

Что это за документ

По своей сути бухгалтерская справка является первичным учетным документом, но одновременно выполняет роль и регистра. В ней уполномоченный специалист записывает операции, на которые нет полноценной первички:

• исправление ошибки;
• списание задолженности;
• определение суммы резерва по сомнительным долгам;
• формирование первоначальной стоимости основного средства, которая складывается из нескольких операций;
• ведение раздельного учета НДС;
• и т. п.

В некоторых случаях требуется обычная бухсправка, а в некоторых только справка-расчет, в которой бухгалтер, кроме самой записи, производит вычисления. Например, образец, как составить бухсправку для формирования первоначальной стоимости основного средства выглядит так:

Кроме того, есть другие разновидности этой важной бумаги, которые к первичке не относятся. В частности, если требуется составить информацию по запросу государственного учреждения или суда, в которой описать данные бухучета, уже отраженные в системе бухгалтером, например по задолженности, также составляется бухсправка. В суде, например, с ее помощью можно подтвердить понесенные компанией расходы или сумму ущерба от чьих-либо действий, а также обоснованность заявленных корректировок. Образец бухгалтерской справки о задолженности для суда можно скачать в конце статьи.

Важно помнить только одно: нельзя составлять эту бумагу на операции по оприходованию или реализации материальных ценностей, если в процессе были задействованы сторонние контрагенты. В этом случае применяется другая первичка.

Бланк и обязательные реквизиты

Так как это первичный документ, то необходимо соблюдать два важных условия:

1. Форма и порядок составления должны быть прописаны в учетной политике организации.
2. Наличие обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 о бухучете.

Если форму бланка организация может разработать самостоятельно или же использовать образец заполнения бухгалтерской справки (0504833), которая разработана и утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н для государственных учреждений, то требования к реквизитам довольно строгие. Бланк обязательно должен предусматривать наличие:

• наименования организации;
• номера документа и даты его составления;
• названия документа;
• содержания отраженного факта хозяйственной жизни;
• единицы измерения и способа отражения (денежный или натуральный);
• данных других первичных документов (при необходимости);
• должности и Ф.И.О. лица, совершившего операцию;
• подписи составителя.

Только с соблюдением этих требований заполненный бланк будет считаться действительным.

Образец, как составить бухгалтерскую справку

Ничего сложного в составлении этой бумаги нет. Рассмотрим, например, образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки, или, как его называют, сторнировании. В ней бухгалтер должен изложить суть операции, а также обстоятельства, при которых произошла ошибка. Также обязательно нужно написать проводки с исправлениями и указать, как это повлияло на налоги. Если в их исчислении произошли изменения, нужно указать, какие уточненные отчеты требуется сдать. Заверяет бухсправку своей подписью главный бухгалтер.

Только на основании такой бумаги бухгалтер может сделать исправления в Главной книге организации, где никакие исправления не допускаются.

Как известно, любой факт в хозяйственной деятельности компании оформляется первичным учетным документом. Обычно это акты, накладные, отчеты по агентской деятельности, выписки банка и прочие аналогичные документы. Однако для некоторых операций традиционных бланков не разработано. В таких случаях на помощь приходит бухгалтерская справка.

Для чего нужна бухгалтерская справка

Напомним, что конкретные формы первичных документов не являются чем-то закрепленным на законодательном уровне. Несмотря на то, что многие бланки все же утверждены различными постановлениями, приказами и тому подобными актами, конкретная компания вправе самостоятельно выбирать те или иные формы, закрепляя их вид и сам факт применения в своей учетной политике. Не исключение и форма бухгалтерской справки, образец которой фирма может разработать и утвердить для применения сама. При этом необходимо соблюдать требования, предъявляемые Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухучете» и касающиеся обязательных реквизитов образца написания бухгалтерской справки. К таковым относятся:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, составившей документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина факта хозяйственной жизни в натуральном или денежном измерении с указанием используемых единиц измерения;
• наименование должностей лиц, задействованных в оформлении события, оформляемого бухгалтерской справкой или расчетом;
• подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, подтверждающих идентификацию этих лиц.

В каких случаях используется бухгалтерская справка

Основной принцип, которого нужно придерживаться при составлении бухгалтерской справки, заключается в том, что оформляет такой документ компания в одностороннем порядке. Проще говоря, если в рассматриваемом в справке событии задействованы дополнительные стороны, например, контрагенты или физлица, то использовать для оформления такой операции какую бы то ни было форму бухгалтерской справки нельзя. Прибегают к оформлению справки только в тех случаях, когда речь идет о каких-то внутренних событиях компании, в которых не участвуют сторонние лица либо же их участие не очевидно.

Например, может быть оформлена бухгалтерская справка об исправлении ошибки, выявленной в отчетности за предыдущий период. В таком документе сторнируются записи по дебету или кредиту счетов бухучета, остаток по которым оказался неверен. По истечении срока исковой давности оформляется бухгалтерская справка на списание кредиторской задолженности. Распространенная ситуация – оформление бухгалтерской справки по раздельному учету НДС по облагаемым и необлагаемым данным налогом операциям. Если помимо конкретной проводки по дебету и кредиту двух счетов с определенной суммой необходимо подтвердить, откуда эта сумма взялась, то используют бухгалтерскую справку-расчет. На ее основании, в частности, определяют размер выплачиваемого работнику больничного пособия, которое определяется исходя из среднего заработка за последние два года, либо же определяют сумму процентов по полученным и выданным займам. Подобная информация без дополнительно приведенных цифр и формул будет не очевидной, поэтому ее и оформляют соответствующей расчетной формой бухгалтерской справки.

Еще одна специфическая ситуация – оформление бухгалтерской справки о задолженности для суда. В данном случае речь не идет о документальном оформлении факта хозяйственной деятельности. Такая справка – это информационный документ, составленный на основании ранее отраженных в учете операций.

Как оформить бухгалтерскую справку, образец

Как уже было сказано выше, форму используемой в учете справки фирма может разработать самостоятельно. При этом за образец бухгалтерской справки можно взять бланк бухгалтерской справки 0504833 (скачать образец можно ниже). Данная форма утверждена приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н для применения органами государственной власти и различными государственными и муниципальными учреждениями, но на основании данного бланка, вопрос о том, как правильно составить бухгалтерскую справку, может решить для себя и любая коммерческая компания. Как следует из всего выше сказанного, утверждать для использования в учете именно эту форму не обязательно, но и не запрещено. При необходимости компания также может внести в данный бланк бухгалтерской справки какие-то дополнительные элементы исходя из специфики своей деятельности.

Бухгалтерская справка 0504833 применяется представителями бюджетных организаций или предприятий для отражения особенностей деятельности хозяйственного характера, которая осуществляется органом в рамках кассового обслуживания.

Также на основании данного документа проводится фиксация бухгалтерских записей, которые напрямую связываются с исправлением определенного рода ошибок при их выявлении субъектом соответствующего учета. Все исправления помечаются с помощью специальной записи по счетам с одновременным указанием ссылки на актуальную нумерацию и дату формирования документации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Для понимания ключевых особенностей такого документа необходимо обратиться к порядку назначения, к установленной инструкции по заполнению, к применяемой форме для скачивания, а также к определенным положениям действующего федерального законодательства.

Что это за документ

Рассматриваемый документ в каждом конкретном случае заполняется уполномоченным сотрудником бухгалтерского отдела организации. При формировании справки в обязательном порядке указывается текущая дата. В соответствующие разделы вписывается полное наименование предприятия, а также реквизиты, включая единицы измерения, и так далее.

Стоит отметить, что в определенных случаях требуется указание полных названий структурных подразделений организации. Что касается табличной части справки, то в ее рамки вносятся следующие сведения:

• название и применяемые основания для осуществления каждой конкретной операции;
• номер и фактическая дата формирования документации;
• номер счета;
• установленная сумма.

Документ подписывается как уполномоченным исполнителем, так и руководством предприятия. В конце справки главный бухгалтер организации проставляет специальную отметку о принятии бумаги к бухгалтерскому учету. Одновременно с этим проводится операция по внесению корректной информации в учетные регистры.

Финансовый руководитель организации несет административную ответственность за правильность заполнения документа и за своевременность оформления соответствующего процесса.

Назначение бухгалтерской справки 0504833

Бухгалтерская справка 0504833 используется для отражения определенного перечня операций:

• осуществляемых в рамках деятельности хозяйственного характера;
• осуществляемых в процессе кассового расчета без требования определенного комплекта документации от непосредственных плательщиков или учетных субъектов;
• для передачи первичной документации, оформленной в электронной форме с применением , тем лицом, которое непосредственно несет ответственность за формирование актов хозяйственной деятельности;
• справка применяется в случае невозможности отражения в рамках первичной документации специальной отметки о принятии к бухгалтерскому учету – пример заключается в том, что это актуально в случаях передачи полномочий по ведению учета прочим бюджетным организациям или сотрудникам централизованных бухгалтерий.

Стоит отметить факт того, что помимо прочего, на основании установленной формы рассматриваемой справки могут быть исправлены все ошибки, которые были допущены уполномоченным бухгалтером при составлении.

Методика исправления заключается в отражении специальной корреспонденции в рамках счетов бухгалтерского учета. Также могут делаться определенные ссылки на номер и дату оформления исправленного документа.

Положения действующего федерального законодательства не предусматривают возможность совершения исправлений в соответствующей документации. При обнаружении недочета должен быть в обязательном порядке сформирован новый бланк.

Наиболее частые ошибки, совершаемые при формировании такой документации, заключаются в следующем:

• отсутствует подпись и ее расшифровка от уполномоченного лица в специальном поле – пометка должна быть обязательно проставлена синей ручкой и не прикрываться организационным оттиском печати;
• фактическая дата формирования справки была указана не в установленном формате;
• оттиск организационной государственной печати был проставлен не в установленном месте.

Заполнение документа в каждом конкретном случае ложится на плечи уполномоченного бухгалтера или другого сотрудника бюджетной организации. Если в рамках оформления не соблюдаются установленные положения действующего законодательства, то на организацию могут быть наложены определенные санкции, а руководству может грозить, помимо административной, и уголовная ответственность.

Инструкция по заполнению

В подавляющем большинстве случаев соответствующая документация заполняется в электронном виде с помощью специализированного программного обеспечения. При этом важно не забывать об установленных нормах, применяемых при заполнении.

Инструкция по оформлению такого документа заключается в следующем:

• должно быть указано точное название бюджетной организации;
• должны быть проставлены прочерки в пустых разделах;
• все даты указываются в точном соответствии с реальным положением дел;
• наличие даже самых незначительных опечаток в рамках данного документа не допускается.

Ниже представлен актуальный образец заполнения справки в табличном виде:

Стоит отметить, что порядок заполнения полей напрямую определяется в зависимости от определенных сумм, установленных в рамках налогового учета. В тех случаях, когда начисления и выплата установленных средств определяется по платежным ведомостям, то более целесообразным является оформление по каждому структурному подразделению организации.

В подавляющем большинстве случаев такая справка подготавливается бухгалтером организации. Обычно это делается в случае, когда документ требуется сотруднику компании или в тех ситуациях, когда его запрашивают территориальные налоговые органы.

В рассматриваемую документацию всегда включаются следующие разделы, которые носят исключительно информационный характер:

• данные об организации, включая ее актуальные реквизиты и полное название;
• налоговые вычеты имущественного и социального характера;
• актуальная кодификация совершаемых операций;
• общая величина доходов за определенный отчетный промежуток времени и размер удержанных налоговых сборов.

Стоит помнить о том, что назначение документа и его корректный порядок, в полной мере регламентируются нормами законодательства.

Форма для скачивания

Бланк рассматриваемой справки был принят специальным Приказом Министерства финансов Российской Федерации 30.04.2015 года вместе с другими формами первичной документации и регистрами. Индекс 0504833 указывает на порядок нумерации, которая содержится в государственном классификаторе управленческой документации. Изначально соответствующая справка предназначалась для организаций, которые осуществляли свою деятельность в государственном секторе.

Среди них стоит выделить следующие:

• органы государственного управления;
• органы местного самоуправления;
• пенсионный фонд РФ;
• федеральная служба страхования населения;
• прочие бюджетные учреждения, относящиеся к государству или муниципалитетам.

Стоит отметить, что любая организация может включить в свою учетную политику соответствующий документ и применять его на общих основаниях. Кроме того, справка может быть принята за основу в рамках формирования собственной первичной документации для операций, которые осуществляются в формате бухгалтерского учета.

Установленная форма бухгалтерской справки включает в себя, помимо основополагающих реквизитов организации, следующие установленные позиции:

• наименование операций и правовой документации для каждого конкретного учетного этапа;
• номер справки;
• фактическая дата формирования;
• номер счета по кредиту или дебету – в качестве таких счетов могут выступать счета организаций как бюджетного, так и коммерческого сектора;
• сумма осуществленных операций.

Ключевым основанием для отражения в рамках бухгалтерского учета той или иной операции из бухгалтерской справки выступает заполненная уполномоченным бухгалтером отметка о принятии справки к учету. Это говорит о том, что при заполнении данной отметки могут быть в дальнейшем осуществлены все сопутствующие записи в специальных учетных регистрах.

Если у уполномоченного сотрудника организации отсутствует возможность проставления отметки о принятии учетной документации, в том числе и электронной, к бухгалтерскому учету, то в данных рамках в рассматриваемой справке указывается наименование первичного документа, а также основание и дату осуществления операции хозяйственного характера.

Бухгалтерская справка - последние изменения (Ратовская С.А.)

Дата размещения статьи: 26.03.2017

Бухгалтерская справка (ф. 0504833) - унифицированная форма документа, который применяется в ряде случаев, установленных инструкциями по учету, а также учетной политикой учреждения. В связи с тенденцией перехода учреждений преимущественно на электронный документооборот роль указанной справки при отражении хозяйственных операций существенно усилилась.

Особенности заполнения

Формы первичных учетных документов, обязательные к применению государственными (муниципальными) учреждениями, и Методические указания по их заполнению утверждены Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее - Приказ N 52н, Методические указания N 52н).
Все унифицированные формы документов, включая бухгалтерскую справку ф. 0504833 (далее - справка ф. 0504833, справка), состоят из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.
Заголовочная часть справки содержит следующие реквизиты:
- наименование формы документа;
- код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);
- дату, на которую представлены содержащиеся в документе сведения (дату формирования сведений);
- наименование субъекта учета, составившего документ, и соответствующий код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
- наименование структурного подразделения субъекта учета, в котором сформирован документ (обособленного подразделения (филиала) субъекта учета);
- ИНН и КПП субъекта учета;
- наименование единицы измерения - руб. и ее код по ОКЕИ - 383.
Содержательная часть представляет собой таблицу. Так как справкой ф. 0504833 оформляются операции на основании различных документов-оснований, имеющих разную сущность, то в ее таблице указываются наименование и основание проводимой операции, номер документа-основания и его дата, номер счета (по дебету и по кредиту), сумма операции.
Оформляющая часть формы документа содержит подписи (с расшифровкой) должностных лиц, ответственных за содержащиеся в документе данные, дату подписания документа. Кроме того, должны быть указаны должность исполнителя, подпись (с расшифровкой).
В связи с этим в справке ф. 0504833 содержатся строки "Ответственный исполнитель" и "Исполнитель". Учреждение вправе в рамках своей учетной политики самостоятельно решить, кто является исполнителем, а кто - ответственным исполнителем по данному документу. Например, можно предусмотреть, что исполнителем является бухгалтер, а ответственным исполнителем - главный бухгалтер учреждения.
Методическими указаниями N 52н предусмотрено, что в целях отражения в бухгалтерском учете операций, указанных в справке ф. 0504833, главным бухгалтером субъекта учета (руководителем структурного подразделения) заполняется отметка о принятии бухгалтерской справки к учету с одновременным отражением бухгалтерских записей в соответствующих регистрах бухгалтерского учета.
В целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и фактах хозяйственной жизни, их изменяющих, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации, учреждение вправе включить в первичный учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные). При этом удаление учреждением отдельных реквизитов из форм первичных учетных документов, утвержденных Приказом N 52н, не допускается.
Форматы первичных учетных документов носят рекомендательный характер и при необходимости могут быть изменены (ширина колонок, количество строк в таблице и т.д.).

Применение бухгалтерской справки

Справка ф. 0504833 предназначена для отражения учреждением операций, совершаемых в ходе ведения хозяйственной деятельности, а также операций, совершаемых органом, производящим кассовое обслуживание, финансовым органом, не требующим документов от плательщиков, субъектов учета.
Кроме того, на основании рассматриваемой справки производятся бухгалтерские записи, связанные с исправлением ошибок, выявленных учреждением.
При этом исправления записываются соответствующей корреспонденцией по счетам бухгалтерского учета и делается ссылка на номер и дату исправляемого документа и (или) документа, являющегося основанием для внесения исправлений.
Согласно п. 18 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), справка ф. 0504833 должна содержать информацию относительно обоснования внесения исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций), его номер (при наличии), а также период, за который он составлен.
Первичные и сводные учетные документы, а также регистры бухгалтерского учета составляются учреждением на бумажных носителях или при наличии технических возможностей на машинных носителях - в виде электронного документа с использованием электронной подписи (п. 7 Инструкции N 157н). Если обнаружена ошибка, подлежащая исправлению, в электронном регистре бухгалтерского учета, она отражается лицами, ответственными за его ведение, записями, подтвержденными справкой ф. 0504833.
Инструкциями по учету предусмотрен целый ряд ситуаций, когда для отражения операций в учете в качестве первичного документа используется указанная справка. Их можно разделить на несколько больших групп.

Расчетные показатели

Согласно п. п. 180, 184 Инструкции N 157н на основании справки ф. 0504833 отражаются курсовые разницы при учете движения денежных средств учреждений и денежных средств бюджета на счетах в иностранной валюте. Подобные активы подлежат отражению в учете в рублях, а курсовые разницы необходимо отражать на конец каждого отчетного периода. Оформленная справка ф. 0504833 прикладывается к журналу операций с безналичными денежными средствами, журналу по прочим операциям.
Аналогично использование указанной справки для отражения курсовых разниц при конвертации и переоценке активов в иностранных валютах предусмотрено п. п. 74, 77, 78, 81, 82 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н).
Формирование стоимости финансовых вложений бюджетного учреждения в части разницы между стоимостью акций и иных форм участия в капитале в соответствии с договором и балансовой (остаточной), фактической стоимостью вложенного имущества отражается в учете на основании справки ф. 0504833 (п. 119 Инструкции N 174н).
В ряде случаев, для которых инструкциями прямо не предусмотрено использование справки ф. 0504833, учреждениям без нее не обойтись. Например, при отражении в учете резервов предстоящих расходов и принятия соответствующих им отложенных обязательств.
Также справка ф. 0504833, составленная на основании извещения о закупке, может использоваться для отражения принимаемых обязательств в размере начальной (максимальной) цены контракта при определении поставщиков (подрядчиков) конкурентным способом. Подобные случаи использования справки должны быть закреплены в учетной политике учреждения.

Оприходование и списание

Справка ф. 0504833 также используется для переноса остатков по счетам. Так, например, согласно п. 111.1 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее - Инструкция N 162н), перевод показателей активов и обязательств, сформированных по результатам деятельности казенного учреждения с начала текущего финансового года и числящихся на соответствующих счетах бюджетного учета, осуществляется на дату изменения типа казенного учреждения на бюджетное (автономное) на основании справки ф. 0504833.
Также на ее основании отражаются привлечение и восстановление средств по видам финансового обеспечения. В частности, согласно п. 72 Инструкции N 174н на основании справки отражается привлечение (восстановление) за счет поступлений текущего финансового года средств, полученных бюджетным учреждением по соответствующему виду финансового обеспечения (деятельности), направленных в пределах остатка средств на его лицевом счете на исполнение обязательства, принятого бюджетным учреждением в рамках иного вида финансового обеспечения.
На основании справки ф. 0504833 также отражается перенос остатков в случае внесения в инструкции по учету, план счетов и т.д. изменений.

Оприходование и списание

Согласно п. 34 Инструкции 174н оприходование материальных запасов в сумме их фактической стоимости, сформированной при их приобретении по договору лизинга, отражается на основании требования-накладной ф. 0504204 и справки ф. 0504833.
Также справка ф. 0504833 служит для отражения операций при розничной торговле товарами.
Принятие к бухгалтерскому учету товаров при передаче их на реализацию отражается по розничной цене с обособленным учетом торговой наценки (торговой скидки), на основании первичных учетных документов: акта приемки материалов (материальных ценностей) ф. 0504220, справки ф. 0504833 с приложением расчета, накладной поставщика и других аналогичных документов (п. 46 Инструкции N 174н).
Суммы торговых наценок (скидок) по товарам реализованным, отпущенным или списанным с бухгалтерского учета вследствие их естественной убыли, брака, порчи, недостачи и т.п., отражаются в регистрах учета на основании справки ф. 0504833 с приложением расчета реализованного наложения (п. 47 Инструкции N 157н).
На основании указанной справки отражают отдельные операции по расчету себестоимости готовой продукции, работ, услуг. Так, она служит основанием для распределения:
- накладных расходов с приложением расчета их распределения способом, утвержденным в учетной политике учреждения (п. 60 Инструкции N 174н);
- общехозяйственных расходов, произведенных за отчетный период (месяц) при формировании фактической стоимости изготовления различных видов готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг, с приложением расчета их распределения способом, утвержденным учетной политикой учреждения (п. 62 Инструкции N 174н).

Начисление доходов и расходов

Согласно п. 150 Инструкции N 174н начисление отдельных видов доходов отражается:
- в сумме полученных субсидий на выполнение государственного задания - на основании справки ф. 0504833 и отчета по субсидиям;
- по предоставленным субсидиям на иные цели в объеме расходов, произведенных бюджетным учреждением, источником финансового обеспечения которых являлись субсидии на соответствующие цели, подтвержденные отчетом учреждения, - на основании указанного отчета и справки ф. 0504833;
- в сумме кредиторской задолженности, списанной с балансового учета в связи с отсутствием требований кредитора в период срока исковой давности, - на основании справки ф. 0504833.
На основании рассматриваемой справки, оформленной согласно приказу руководителя учреждения, отражаются операции по принятию (увеличению) обязательств бюджетным учреждением на суммы начисленных пенсий, пособий и иных социальных выплат бывшим работникам бюджетного учреждения (п. 128 Инструкции N 174н).
Согласно п. 129 Инструкции N 174н справка является основанием для отражения операций по исполнению (удержанию, погашению) обязательств бюджетным учреждением в случаях:
- удержания из начисленной суммы оплаты труда, стипендий, а также вознаграждений по гражданско-правовым договорам;
- начисления бюджетным учреждением как налоговым агентом суммы НДС с причитающихся к уплате в соответствии с договором аренды арендных платежей;
- уменьшения обязательств, принятых по государственным (муниципальным) договорам на нужды бюджетного учреждения, в сумме ранее перечисленной предварительной оплаты (зачет аванса).
Также на основании справки ф. 0504833 отражается начисление сумм налогов, сборов, страховых взносов и иных обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы РФ, в том числе начисление налога на доходы физических лиц бюджетным учреждением как налоговым агентом - работодателем, начисление государственных пошлин и т.д. Основанием для составления справок в этом случае являются расчеты, декларации, иные документы, подтверждающие суммы принятых обязательств (п. 131 Инструкции N 174н).
Указанной справкой, согласно п. 140 Инструкции N 174н, оформляются также операции по уменьшению задолженности подотчетного лица по возврату не использованных им денежных средств (денежных документов) на сумму произведенных удержаний из оплаты труда (стипендии).
В соответствии с п. 124 Инструкции N 174н справкой ф. 0504833 оформляются, в частности, следующие операции по принятию (увеличению) долговых обязательств бюджетным учреждением:
- начисление суммы долгового обязательства перед гарантом в случае, если последний исполнил требования бенефициара с возникновением эквивалентного регрессивного требования гаранта к бюджетному учреждению - принципалу (отражается на основании справки ф. 0504833, оформленной по документу, подтверждающему возникновение требований гаранта в соответствии с видом объекта учета и содержанием хозяйственной операции);
- начисление суммы долгового обязательства перед гарантом в случае, если последний исполнил требования бенефициара - кредитора бюджетного учреждения по государственному (муниципальному) договору на нужды бюджетного учреждения с возникновением эквивалентного регрессивного требования гаранта к бюджетному учреждению - принципалу (отражается на основании справки ф. 0504833, оформленной по документу, подтверждающему возникновение права требований гаранта).
На основании справки осуществляется списание на финансовый результат текущего года произведенных вложений, сформированных при осуществлении научно-исследовательских, опытно-конструкторских, технологических работ, по которым не получены положительные результаты (п. 53 Инструкции N 174н).
Кроме того, на основании справки ф. 0504833 осуществляется списание с балансового учета нереальной к взысканию суммы задолженности по предоставленным авансам (п. 98 Инструкции N 174н).

Финансовый результат

Закрытие года, отнесение доходов и расходов на финансовый результат также отражаются в учете на основании рассматриваемых справок ф. 0504833. В частности, согласно п. 152 Инструкции N 174н на их основании отражаются:
- отнесение на уменьшение финансового результата бюджетного учреждения суммы дебиторской задолженности по доходам, признанной в соответствии с законодательством РФ нереальной к взысканию;
- отнесение расходов, связанных с реализацией объектов нефинансовых и финансовых активов, на уменьшение финансового результата бюджетного учреждения от операций с активами;
- отнесение себестоимости выполненных бюджетным учреждением работ, оказанных услуг на уменьшение финансового результата бюджетного учреждения от оказания платных услуг (работ);
- отнесение балансовой стоимости реализованных бюджетным учреждением товаров за отчетный период (декаду, месяц) (на основании товарного отчета и справки ф. 0504833);
- отнесение торговой наценки, приходящейся на стоимость товаров, реализованных за отчетный период (декаду, месяц), на финансовый результат текущего финансового года (на основании товарного отчета и справки ф. 0504833 способом "красное сторно");
- отнесение торговой наценки по выявленным недостачам товарам (ущербам, нанесенным товарам), относимой на финансовый результат текущего финансового года (на основании товарного отчета, акта о результатах инвентаризации ф. 0504835 и справки ф. 0504833 способом "красное сторно").
Операциями по отнесению расходов на финансовый результат, отражаемых на основании справки ф. 0504833, согласно п. 153 Инструкции N 174н, являются:
- отнесение общехозяйственных расходов в части не распределяемых на себестоимость готовой продукции (выполненных работ, оказанных услуг);
- отнесение стоимости реализованной готовой продукции на финансовый результат текущего финансового года;
- отнесение на расходы себестоимости выполненных работ, оказанных услуг, оказанных (реализованных) заказчикам (потребителям);
- отнесение на уменьшение финансового результата бюджетного учреждения суммы дебиторской задолженности по расходам, признанной в соответствии с законодательством РФ нереальной к взысканию;
- отражение наценки по товарам, пришедшим в негодность вследствие стихийных бедствий, относимой на финансовый результат текущего финансового года, на основании товарного отчета, акта о списании материальных запасов ф. 0504230 и справки ф. 0504833 способом "красное сторно";
- отнесение расходов бюджетного учреждения, произведенных ранее и учитываемых в составе расходов будущих периодов, на финансовый результат текущего финансового года.
И финальной операцией года, отражаемой на основании указанной справки, является заключение счетов текущего финансового года учреждений (п. 156 Инструкции N 174н).

Справка и электронный документооборот

В Приказе N 52н делается акцент на электронный документооборот без оформления бумажных копий.
Напомним, что согласно п. 7 Инструкции N 157н первичные и сводные учетные документы составляются на машинных носителях в виде электронного документа с использованием электронной подписи при наличии технических возможностей у учреждения.
Согласно Приказу N 52н первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, и (или) на бумажном носителе в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов и (или) в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, Инструкция N 157н устанавливает возможность вести учет на основании электронных документов, а Приказ N 52н закрепляет приоритет электронной формы над бумажной.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).
Если иное не установлено законодательством или решением о создании корпоративной информационной системы, учреждение вправе для внутреннего документооборота использовать любую подпись (простую, неквалифицированную или квалифицированную).
Однако в соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ только документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (ЭП), признается электронным и равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях, кроме случая, если законодательством установлено требование о необходимости составления исключительно бумажного документа.
Квалифицированные ЭП есть в каждом учреждении, так как они используются для обмена документами с территориальным органом Федерального казначейства, инспекцией ФНС России, органами статистики, а также для закупок. Данными подписями, которые выпущены для конкретных сотрудников учреждения, можно пользоваться и для внутренних целей - электронного документооборота.
Учреждения вправе составлять все документы и регистры учета в виде электронного документа, не выводя их на бумагу. Исключением является письменный запрос других участников фактов хозяйственной жизни, а также требование контролирующих органов, суда и прокуратуры (п. 7 Инструкции N 157н).
Важно помнить, что документы, составленные в электронном виде и подписанные ЭП, являются оригиналами в том виде, в каком они созданы, а их вывод на бумажном носителе является, по сути, изготовлением копии. Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в порядке, установленном субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики.
Электронный документ после его подписания не подлежит изменению или дополнению. В связи с этим необходимость ставить в некоторых документах отметку бухгалтерии об отражении в учете создавала техническую проблему - как поставить отметку в документе, который изменению уже не подлежит.
Недавним Приказом Минфина России от 16.11.2016 N 209н (далее - Приказ N 209н) были внесены следующие изменения в Методические указания N 52н.
Отметки бухгалтерии о принятии объекта к учету или о его выбытии в случае передачи лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, в оформленном первичном учетном документе не проставляются. В этом случае отметки бухгалтерии об отражении в учете указанных операций, а также бухгалтерские записи оформляются в справке ф. 0504833. Указанный порядок также применяется при передаче полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и формированию бюджетной (финансовой) отчетности иной организации (централизованной бухгалтерии).
Кроме того, согласно п. 2.2.2 Приказа N 209н в Методических указаниях о применении самой справки уточнено, что она применяется:
- органом, осуществляющим кассовое обслуживание, финансовым органом, не требующих документов от плательщиков, субъектов учета;
- при передаче лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных электронной подписью;
- при отсутствии возможности в оформленном первичном учетном документе заполнения раздела "Отметка о принятии Бухгалтерской справки к учету" (при передаче полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и формированию бюджетной (финансовой) отчетности иной организации (централизованной бухгалтерии)).
При формировании рассматриваемой справки в случаях, если в первичных (сводных) учетных документах, в том числе представленных в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, а также при отсутствии возможности проставления отметки о принятии их к учету и отражения бухгалтерских записей указываются наименование первичного документа, основание, номер, дата и наименование хозяйственной операции.
Таким образом, электронная справка ф. 0504833 фактически стала равноправной заменой отметки бухгалтерии об отражении документа в учете. Это, безусловно, приведет к росту числа электронных справок.

Заполнение бухгалтерской справки 0504833

Редкий случай, когда форма документа для целей бухучета утверждена законом, – это (по ОКУД). Рассмотрим, для кого она предназначена и чем полезна на практике.

Приказом Министерства финансов России от 30 марта 2015 года № 52н вместе с другими формами бухгалтерской «первички» и регистрами утверждена форма бухгалтерской справки 0504833 . Данный индекс – это ее номер по Общероссийскому классификатору управленческих документов.

Изначально рассматриваемая бухгалтерская справка (ф. 0504833) предназначена для организаций государственного сектора:

• гос. органов;
• органов местного самоуправления;
• ПФР, ФСС и ФФОМС;
• бюджетных учреждений (государственных и муниципальных).

Однако эти обстоятельства никак не мешают любому предприятию (фирме, компании и т. п.) включить образец бухгалтерской справки 0504833 в свою учетную политику и полноценно применять его. Более того: справку можно взять за основу для разработки собственной формы первичного документа для целей бухучета.

Как видно, бланк бухгалтерской справки формы 0504833 помимо основных реквизитов предприятия и ответственных лиц включает стандартные позиции:

• названии операции и ее правовое основание (документ);
• номер документа;
• дата;
• номер счета по дебету и кредиту (это могут быть счета как бюджетного учета, так и счета, с которыми работают в коммерческой сфере);
• сумма операции.

Основанием отражения в бухучете той или иной операции из бухгалтерской справки (ф. 0504833) выступает заполненная главбухом (или главой структурного подразделения) «Отметка о принятии Бухгалтерской справки к учету». То есть заполнение данной отметки служит одновременным толчком к отражению бухгалтерских записей в соответствующих учетных регистрах.

При отсутствии возможности проставить отметку о принятии первичных (сводных) учетных документов к учету (в т. ч. электронных) и отразить записи в бланке бухгалтерской справки 0504833 указывают:

• название первичного документа;
• основание, номер, дату и наименование хозяйственной операции.

Предназначение

Изначально рассматриваемая бухгалтерская справка 0504833 служит для отражения большого круга операций:

1. по хозяйственной деятельности;
2. при кассовом обслуживании без истребования документов от плательщиков, субъектов учета;
3. при передаче лицом, которое отвечает за оформление фактов хозяйственной жизни, «первички» в виде электронном варианте с электронной подписью;
4. когда нет возможности в оформленном первичном документе сделать отметку о принятии к учету (например, при передаче полномочий по ведению учета и формированию отчетности иной организации либо централизованной бухгалтерии).

Кроме того, на основании формы бухгалтерской справки 0504833 исправляют ошибки, допущенные бухгалтером. Методика такая:

1. исправления отражают соответствующей корреспонденцией по счетам бухучета;
2. делают ссылку на номер и дату документа (который исправляют и/или который вносит исправление).

Как заполнить

Последнее время этот документ всё чаще составляют в электронном виде. При этом не стоит забывать о стандартных требованиях к оформлению: отсутствие опечаток, заполнение всех реквизитов, точное название организации, прочерки в пустых полях и т. д. Важно не допускать ошибок при проставлении дат.

Ниже представлен образец заполнения бухгалтерской справки 0504833 .

На нашем сайте скачать бухгалтерскую справку 0504833 можно по следующей ссылке.